Certidão FGTS 2025: saiba como emitir e quando o documento é obrigatório

Emitido pela Caixa Econômica Federal, documento é indispensável para comprovar a regularidade no pagamento do Fundo de Garantia

A regularidade fiscal de uma empresa não se limita ao pagamento de impostos. Ela também abrange o cumprimento das obrigações trabalhistas.

Entre os documentos que comprovam essa conformidade, destaca-se a Certidão FGTS. Com caráter oficial, ela atesta que não há pendências junto ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

A emissão desse certificado, feita exclusivamente pela Caixa Econômica (caixa.gov.br), se tornou essencial em diversas situações formais. Desde a participação em processos licitatórios até a solicitação de financiamentos, o documento é frequentemente exigido por órgãos públicos e instituições financeiras.

Além disso, sua validade está vinculada a critérios específicos e prazos que exigem acompanhamento constante por parte das empresas. Ignorar essa obrigatoriedade pode gerar entraves significativos às operações comerciais e administrativas.

Documento atesta a situação fiscal das empresas junto ao FGTS

A Certidão de Regularidade do FGTS, também chamada de CRF, comprova que a empresa está em dia com os depósitos do fundo referentes aos seus empregados. Emitida digitalmente, ela possui validade jurídica plena e é exigida por diversas entidades públicas e privadas.

Esse certificado é peça-chave para empresas que pretendem contratar com o poder público. Sem ele, a empresa pode ser barrada ainda nas fases iniciais de uma licitação. O mesmo ocorre na contratação de financiamentos com bancos públicos e privados, que exigem garantias de regularidade fiscal e trabalhista.

O documento também é utilizado em auditorias internas, processos de due diligence e na renovação de alvarás de funcionamento. Em caso de ausência ou vencimento da certidão, a empresa corre o risco de sofrer sanções e restrições comerciais.

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Emissão digital facilita o acesso à certidão pelas empresas

A emissão da Certidão FGTS pode ser feita gratuitamente e de forma eletrônica, acessando o site da Caixa Econômica Federal. O Portal da Regularidade Fiscal (servicos.receitafederal.gov.br) centraliza esse serviço, exigindo apenas o número do CNPJ da empresa para iniciar o processo.

Empresas com cadastro ativo no sistema de Conectividade Social (conectividadesocial.caixa.gov.br) também podem acessar o documento diretamente pela plataforma. Essa alternativa é indicada principalmente para departamentos de recursos humanos ou contabilidade que gerenciam múltiplos vínculos empregatícios.

Além dos canais oficiais, existem plataformas de consultoria que auxiliam na emissão e no acompanhamento da validade da certidão. Contudo, é fundamental garantir que esses serviços sejam confiáveis e estejam alinhados com os dados da Caixa para evitar fraudes.

Certidão é exigida em diversas operações empresariais

A apresentação da Certidão FGTS é obrigatória em diversas circunstâncias legais e comerciais. Ela é exigida, por exemplo, quando a empresa busca habilitação em licitações públicas. Também é uma exigência para o recebimento de incentivos fiscais e subsídios governamentais.

Outro cenário em que o documento é necessário ocorre durante auditorias trabalhistas. Empresas que não conseguem comprovar a regularidade do FGTS podem ser autuadas pela fiscalização, o que pode resultar em multas e impedimentos legais.

Já em contratos com instituições financeiras, o certificado funciona como uma garantia de que a empresa cumpre suas obrigações sociais. Em sua ausência, o crédito pode ser negado ou condicionado a taxas mais elevadas, afetando diretamente a saúde financeira da organização.

Verificação dos dados da empresa garante a validade do certificado

Embora a emissão da certidão seja simples, é essencial que a empresa adote uma rotina de verificação contínua. O documento possui validade de 30 dias e deve ser renovado periodicamente para evitar inconsistências nos registros da Caixa.

Antes de solicitar a certidão, é recomendável revisar os dados cadastrais, como CNPJ, razão social e histórico de pagamentos do FGTS. Pendências mínimas, mesmo que de meses anteriores, podem impedir a emissão do documento.

Também é imprescindível utilizar exclusivamente os canais oficiais para emissão. Sites não autorizados podem apresentar riscos de segurança digital e resultar na divulgação indevida de informações sensíveis da empresa.

INSS também disponibiliza certidão para aposentados e herdeiros

A certidão relacionada ao FGTS também é relevante fora do âmbito empresarial. Aposentados, pensionistas e herdeiros podem solicitar um tipo específico do documento para liberação de valores depositados no fundo, caso estes não tenham sido sacados anteriormente.

Esse serviço está disponível no site (meu.inss.gov.br) ou aplicativo Meu INSS. O cidadão deve acessar a função “Certidão para saque de PIS/Pasep/FGTS” e verificar se há valores disponíveis. A certidão é gerada digitalmente, com prazo de emissão de até sete dias úteis.

Em situações de falecimento do trabalhador, familiares sem direito à pensão também podem solicitar a “Certidão de Inexistência de Dependentes Habilitados”. Essa certidão permite dar início ao processo de liberação dos valores junto à Caixa, mediante apresentação de outros documentos legais.

Acesso ao documento exige identificação e documentação pessoal

Para aposentados e pensionistas, é exigido o login com CPF e senha na plataforma Gov.br. O processo de solicitação pode ser feito também pelo telefone 135, com entrega do documento em até 20 dias no endereço cadastrado.

Os documentos obrigatórios incluem RG, CPF e, se aplicável, procuração ou termo de representação legal. No caso de herdeiros, o banco pode exigir complementos como certidão de óbito, escritura pública de inventário e declaração de inexistência de dependentes.

Manter os dados atualizados no Cadastro Único e no INSS é fundamental para evitar atrasos. O cruzamento de informações realizado entre os sistemas públicos garante maior agilidade na análise do pedido.

Certidão comprova regularidade e garante direitos legais e financeiros

A Certidão FGTS deixou de ser apenas uma formalidade administrativa. Ela se tornou um instrumento indispensável para comprovar a legalidade nas relações trabalhistas, viabilizar negócios e garantir direitos acumulados.

Com o avanço da digitalização, o processo de emissão tornou-se mais acessível e rápido. No entanto, a responsabilidade pela atualização das informações e a atenção aos prazos continuam sendo fundamentais.

Tanto empresas quanto cidadãos devem manter a documentação em dia, utilizando os canais oficiais e acompanhando os registros junto à Caixa e ao INSS. Isso evita bloqueios, sanções e garante pleno acesso aos recursos previstos em lei.