Home Office 2025: como funciona, custos e benefícios

O modelo de trabalho remoto, também conhecido como home office, se popularizou nos últimos anos e se consolidou como uma alternativa viável para muitas empresas e profissionais. Após a pandemia de COVID-19, muitas organizações optaram por manter esse formato, reconhecendo suas vantagens e os impactos positivos na produtividade.

Porém, embora o home office traga benefícios como redução de custos operacionais e aumento da produtividade, ele também impõe desafios, especialmente no que diz respeito ao gerenciamento das despesas do trabalho remoto.

Neste contexto, entender como funciona o home office, quais custos envolvem o trabalho remoto e como a empresa pode criar uma política de auxílio são aspectos fundamentais para um ambiente de trabalho eficiente e justo para todos os envolvidos.

Quais são os custos do home office para o empregador?

Embora o home office seja frequentemente visto como uma maneira de reduzir custos operacionais, ele também traz uma série de responsabilidades para o empregador. Entre os principais custos relacionados ao trabalho remoto estão:

Equipamentos

Para que o colaborador tenha condições adequadas de trabalho em casa, é necessário que a empresa forneça equipamentos essenciais, como computadores, monitores e cadeiras. Dependendo do cargo, outras ferramentas, como teclados, mouses e fones de ouvido também podem ser necessários.

A empresa deve garantir que os equipamentos estejam em conformidade com as necessidades do trabalho e com as normas de ergonomia, garantindo que o trabalhador não sofra lesões devido à má postura ou ao uso inadequado de equipamentos.

Materiais de escritório

Embora grande parte do trabalho seja digital, ainda existem materiais de escritório que podem ser necessários, como canetas, cadernos, post-its e outros itens. A empresa pode decidir se deve fornecer ou se esses custos ficam a cargo do colaborador.

Apesar de não ser um item obrigatório, esses materiais ajudam a melhorar a experiência de trabalho do funcionário, além de reforçar a identidade organizacional.

Custos fixos

Os custos com energia elétrica, internet e água, que anteriormente eram pagos pela empresa no modelo presencial, agora são responsabilidade do colaborador.

Para compensar esse custo, muitas empresas oferecem uma ajuda de custo fixa para cobrir parcialmente essas despesas. Algumas empresas optam por reembolsar esses custos conforme as faturas enviadas pelos colaboradores, enquanto outras oferecem uma quantia fixa mensal.

Sistemas de controle de ponto

Para garantir que a jornada de trabalho seja cumprida de acordo com as normas legais, as empresas precisam investir em sistemas de controle de ponto digital. Esses sistemas são essenciais para registrar as horas trabalhadas e garantir que os direitos do trabalhador, como pagamento de horas extras e controle de jornada, sejam cumpridos de forma adequada.

O que diz a lei sobre os custos do home office?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não especifica de maneira clara a responsabilidade do empregador sobre os custos do home office. No entanto, a Reforma Trabalhista de 2017 introduziu o conceito de teletrabalho, no qual as responsabilidades do empregador continuam sendo as mesmas do trabalho presencial.

De acordo com o artigo 75-D da CLT, os custos com equipamentos e infraestrutura de trabalho devem ser especificados em contrato escrito.

Isso significa que o empregador deve arcar com os custos relacionados à compra de equipamentos e o reembolso de despesas que o colaborador tenha com eletricidade, internet e outros itens necessários para realizar o trabalho remoto.

Como funciona o auxílio home office?

O auxílio home office é uma ajuda financeira fornecida pelas empresas para cobrir os custos do trabalho remoto, como energia elétrica, internet e outros gastos com o ambiente de trabalho. Esse valor é pago de forma separada do salário e, portanto, não está sujeito a impostos sobre a folha de pagamento.

Normalmente, esse auxílio é pago por meio de cartões multibenefícios, que permitem que os colaboradores utilizem a quantia recebida para pagar suas despesas com eletricidade, internet e outros itens que são usados no desempenho de suas funções.

A forma de pagamento pode variar de acordo com a política de cada empresa, mas o objetivo é cobrir parte dos custos adicionais que surgem com o trabalho remoto.

Como criar uma política de ajuda de custos para o home office?

Para garantir que o auxílio home office seja administrado de forma eficiente e sem conflitos, as empresas devem criar uma política clara sobre como esse benefício será oferecido. Algumas etapas importantes para a criação dessa política incluem:

Verificar os contratos de trabalho

Antes de definir os valores do auxílio e os critérios para sua concessão, é essencial que a empresa revise os contratos de trabalho para garantir que todos os colaboradores estejam formalmente contratados como teletrabalhadores. Se o contrato especifica que o trabalho deve ser realizado de forma presencial, ele precisará ser alterado para refletir o modelo remoto.

Determinar os critérios

A empresa deve definir quais despesas serão cobertas pelo auxílio home office e qual será o valor a ser pago. É importante especificar se o benefício será utilizado apenas para custos com internet, energia elétrica, materiais de escritório, entre outros, e se haverá limites para cada tipo de despesa.

Comunicar os colaboradores

Uma vez definida a política, a empresa deve comunicar a todos os colaboradores sobre como o auxílio será concedido e como poderão utilizar o benefício. É fundamental que todos os detalhes sejam explicados de forma clara, garantindo que não haja dúvidas quanto ao processo.

Criar um canal de envio de comprovantes

Caso a empresa opte por reembolsar as despesas com base em comprovantes, é necessário criar um canal seguro para o envio dos documentos. Isso ajuda a garantir a transparência do processo e facilita o controle financeiro da empresa.

Como calcular a ajuda de custos do home office?

O cálculo do valor do auxílio home office pode ser feito com base no custo de vida de cada região ou de acordo com o consumo real do colaborador. Para calcular os gastos com energia elétrica, por exemplo, a empresa pode considerar a potência dos equipamentos utilizados e o tempo de uso durante o expediente.

De forma geral, a empresa pode calcular a ajuda de custo com base em uma média de despesas mensais, mas, para garantir que o valor seja justo, algumas empresas optam por personalizar o valor de acordo com o consumo de cada colaborador. O valor médio do auxílio home office no Brasil é de R$ 218, conforme levantamento de 2023, mas esse valor pode variar conforme a política de cada empresa.

E como ficam os outros benefícios?

Os benefícios obrigatórios, como vale alimentação, transporte e assistência médica, não são impactados pela ajuda de custo do home office. A empresa deve continuar oferecendo esses benefícios, conforme exigido pela legislação trabalhista. O auxílio home office não substitui esses benefícios, sendo uma ajuda adicional para cobrir os custos com o trabalho remoto.

Caso a empresa ofereça benefícios opcionais, como planos de saúde ou bônus de produtividade, eles podem ser mantidos ou ajustados conforme a política interna da organização.

Esse modelo de trabalho tem se mostrado eficiente, tanto para empregadores quanto para colaboradores. As empresas devem criar políticas claras para garantir que os custos sejam bem gerenciados, proporcionando um ambiente de trabalho remoto produtivo e justo para todos os envolvidos.