Como um MEI emite nota fiscal: guia completo para não errar na hora da emissão

MEI precisa seguir regras específicas para emitir notas fiscais com validade nacional. Plataformas gratuitas facilitam o processo e evitam erros na emissão

A obrigatoriedade de emissão de nota fiscal por microempreendedores individuais foi padronizada em todo o país. A medida busca unificar procedimentos, aumentar a segurança e facilitar a fiscalização das atividades econômicas.

Com isso, desde setembro de 2023, todos os MEIs que prestam serviços passaram a usar exclusivamente o sistema nacional para emissão das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas. O portal (nfse.gov.br/EmissorNacional) é gratuito e acessível para todos os cadastrados.

A mudança substitui os sistemas municipais e oferece ao empreendedor um processo mais simples, direto e confiável. A plataforma pode ser acessada pelo site oficial ou por aplicativo no celular.

Medida do governo unifica o sistema nacional de emissão

Desde 1º de setembro de 2023, todos os microempreendedores individuais devem emitir suas notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e) por meio do Portal Nacional.

A medida padroniza o processo e substitui os sistemas municipais usados anteriormente. Com isso, a emissão fica mais simples e centralizada. O novo modelo unifica os dados e garante maior segurança jurídica para o prestador de serviços e para o contratante.

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Exigência de nota fiscal varia conforme o tipo de cliente

A emissão da nota é obrigatória em três situações: quando o serviço é prestado a outra empresa, quando a venda é feita para órgãos públicos ou se o consumidor pessoa física solicitar. Essas regras estão previstas no Código de Defesa do Consumidor e na legislação do Simples Nacional.

Mesmo quando a emissão não é obrigatória, recomenda-se o registro da transação para fins de organização contábil e comprovação de receitas.

Tipo de atividade define o modelo de nota fiscal utilizado

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é usada para vendas de produtos. Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é destinada à prestação de serviços. O MEI que trabalha com comércio ou indústria deve emitir a NF-e. O que atua como prestador de serviço, emite a NFS-e.

Cada documento segue regras distintas, com órgãos responsáveis diferentes: a NF-e é controlada pela Secretaria da Fazenda Estadual, e a NFS-e, pela prefeitura.

Acesso ao portal nacional exige cadastro e configuração inicial

O primeiro passo é acessar o site do emissor nacional e fazer login com conta gov.br ou cadastrar os dados da empresa. Em seguida, é necessário configurar as informações do CNPJ, preencher campos obrigatórios e definir serviços favoritos para agilizar o processo.

Com o sistema configurado, basta acessar a opção “Nova NFS-e”, informar o cliente, descrever o serviço, definir valores e confirmar os dados para emitir.

Aplicativo oficial permite emissão rápida pelo celular

A Receita Federal oferece também o aplicativo NFS-e Mobile. Disponível para Android e iOS, ele usa os mesmos dados cadastrados no portal.

O app permite emitir notas com poucos cliques. O MEI escolhe o serviço, preenche o valor e emite a nota com cópia em PDF. A funcionalidade é útil para quem presta serviço fora do escritório ou em deslocamento.

Venda de produtos requer credenciamento junto à SEFAZ

O MEI que comercializa produtos precisa emitir a NF-e. Para isso, deve se credenciar na Secretaria da Fazenda do estado onde atua.

A emissão exige certificado digital (e-CNPJ) e credenciamento no sistema da SEFAZ. O processo pode variar conforme o estado. Alguns estados ainda permitem o uso de notas manuais, mas a tendência é a digitalização completa do processo.

Informações preenchidas na nota precisam estar corretas

A nota deve conter dados corretos sobre o serviço prestado, como data, descrição e valor cobrado. Erros podem gerar cobranças indevidas, multas ou exigência de correção junto à Receita.

É importante preencher corretamente os dados do tomador do serviço e manter um arquivo organizado das notas emitidas.

Cancelamento é permitido, mas alterações exigem nova emissão

Notas fiscais eletrônicas podem ser canceladas dentro de prazos definidos pela legislação municipal ou estadual.

No caso das NFS-e, não é possível alterar a nota após a emissão. É necessário cancelar e emitir uma nova. Para NF-e, é possível ajustar alguns dados por meio de carta de correção eletrônica, respeitando os limites legais.

Uso do portal nacional é gratuito e sem limite de emissões

A emissão de NFS-e pelo Portal Nacional é totalmente gratuita. O MEI pode emitir quantas notas forem necessárias. O que deve ser observado é o limite anual de faturamento, atualmente fixado em R$ 81.000. Exceder esse teto implica migração para outro regime.

Emitir nota fiscal ajuda a controlar o faturamento e a manter a regularidade do CNPJ, mesmo quando não houver obrigatoriedade.

Padronização do sistema favorece o controle e reduz burocracia

Com a unificação do sistema de emissão de NFS-e, o Governo Federal busca integrar os dados fiscais em um ambiente seguro e acessível. A padronização também reduz erros, melhora o controle tributário e simplifica o cumprimento das obrigações acessórias por parte dos MEIs.

Com isso, o microempreendedor ganha mais autonomia para gerir sua atividade com conformidade e segurança legal.